Party Planning

Come organizzare una festa per bambini passo dopo passo spiegato da una party planner

Dopo aver letto questo articolo, prenotare la location, spedire gli inviti o pensare alla torta per tempo non sarà più un problema ma solo un gioco da ragazzi!

Parola di party planner!

Mi capita spesso di ricevere domande su quali siano gli step base per pianificare un party fai da te e per questo ho deciso di scrivere una piccola guida per aiutarvi qualora non possiate affidare tutto nelle mani di un professionista del mondo degli eventi per bambini.

Pianificare un compleanno, una festa a tema o un’occasione speciale può essere, per chi non lo fa come lavoro, spesso frustrante nonostante l’adrenalina iniziale. L’organizzazione di qualsiasi cosa, soprattutto quando vogliamo stupire un bambino ed i suoi piccoli o grandi invitati fa sentire le mamme e i papà quasi sempre sopraffatti ma il segreto che voglio svelarvi oggi è come organizzarsi per non andare in, come piace chiamarlo a me, “black out da party”.

Se seguirai questa semplice check list durante le settimane ed i giorni che precedono il party, spuntando punto dopo punto tutte le cose da fare, ti assicuro che andrà tutto liscio e sarà molto più semplice di quanto avresti immaginato.

Siete pronti?

6-8 settimane prima della festa

  • Prova a capire insieme al tuo bambino il tema che gli piacerebbe fosse il fil Rouge di tutta la giornata ed inizia a pensare in che modo far risaltare quello stesso tema in tutto ciò che vi circonda (nelle decorazioni, sulla torta, nei pensierini per gli invitati e tutti gli altri dettagli)
  • Fissa una data e un budget (non sottovalutate questo aspetto pensando che per la festa di un bambino si spenda meno che per quella di un adulto)
  • Scrivi una lista degli invitati
  • Prenota una location e l’animazione (se desiderata) oppure decidi dove si svolgerà la festa
  • Ordina gli inviti (potranno essere digitali o cartacei)
  • Inizia a pensare dove acquistare i materiali e gli addobbi che occorrono per la realizzazione dell’allestimento

3-5 settimane prima della festa

  • Manda gli inviti (il mio consiglio è quello di farlo con 4 settimane di anticipo) e assicurati che ci sia scritto il luogo e l’orario di ritrovo oltre ad un recapito telefonico. Mi raccomando, fai in modo che la grafica risalti il tema dell’evento
  • Controlla le conferme ricevute ed aggiorna la lista degli invitati
  • È l’ora di ordinare online o acquistare in qualche negozio specializzato quanto occorre per la festa

2 settimane prima della festa

  • A questo punto dovresti avere un numero ben preciso di ospiti e puoi comprare i cadeaux (regalini)
  • Ordinare la torta (e tutto il resto del food dolce/salato in base alle preferenze di chi sarà alla festa e facendo caso ad eventuali intolleranze)
  • Se non hai optato per l’animazione è arrivato il momento di pensare a qualche gioco o attività divertente per intrattenere i bambini

3-7 giorni prima della festa

  • Compra tutto ciò che non è ancora stato spuntato sulla lista delle cose che non possono mancare (attenzione alle candeline che spesso vengono dimenticate!)
  • Confeziona i cadeaux ed incarta i regali per il tuo bambino
  • Assicurati luogo e orario di ritiro della torta ed altro eventuale cibo e bevande  

1 giorno prima della festa

  • Se il party si svolge presso un’abitazione privata è bene preparare le parti grosse dell’allestimento (banner, tavoli…) pulendo accuratamente l’area scelta
  • Ultima le decorazioni

La mattina della festa

  • Gonfia e sistema i palloncini, disponi quanto acquistato e preparato nei giorni precedenti
  • Fai qualche foto
  • Metti della buona musica e goditi la festa che hai organizzato per il tuo bambino

Se questo elenco di cose da fare ti spaventa o se non hai tempo puoi chiedere sempre il supporto di un professionista del mondo feste svelandogli i sogni del tuo bambino e lasciandogli realizzare qualcosa di unico e su misura creato appositamente per lui/lei. È bene affidarsi ad un party planner anche per avere a disposizione materiali grossi ed ingombranti come scenografie di fondo oppure per avere una maggiore scelta di attrezzature (alzate, vasi, contenitori, tovaglie particolari, strutture di palloncini organiche…).

Spero davvero di esservi stata d’aiuto nel progettare uno dei giorni che vostro figlio ricorderà per tutta la vit

 

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